Tác giả: Luật sư Zhang Zhi Dan, trưởng Chi nhánh Văn phòng luật sư Yingke thành phố Bắc Kinh tại Hà Nội

Khi nhà đầu tư thành lập công ty tại Đức, cần gửi các loại văn bản thương mại (Geschäftsbriefe) với danh nghĩa công ty. Tuy nhiên, theo pháp luật Đức, các văn bản đối ngoại của công ty phải tuân thủ các quy định cụ thể. Việc sử dụng các mẫu văn bản dịch từ trong nước mà không điều chỉnh có thể dẫn đến án phạt từ tòa án đăng ký hoặc cảnh báo, phạt tiền theo Luật Cạnh tranh.

1. Phân loại tình huống

Tại Đức, Geschäftsbriefe (văn bản thương mại) bao gồm nhưng không giới hạn ở các hình thức sau:

• Email
• Thư gửi qua fax (Telefax) hoặc thư tay
• Hóa đơn
• Phiếu giao hàng
• Bưu thiếp
• Thư thông báo thương mại
• Báo giá tiêu chuẩn
• Bảng giá
• Thông báo liên quan đến quan hệ lao động(ví dụ: thư sa thải)

Đơn đặt hàng

Không thuộc văn bản thương mại:

• Thông tin nội bộ công tygiữa các phòng ban, văn phòng, chi nhánh hoặc công ty con.
• Thông báo dành cho công chúngnhư quảng cáo, thư thông tin, quảng cáo tạp chí.
• Thông báo trong khuôn khổ mối quan hệ kinh doanh hiện có:Các thông báo sử dụng mẫu in sẵn, chỉ điền thông tin cụ thể trong từng trường hợp.

2. Nội dung bắt buộc phải có

Phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, nghĩa vụ công bố thông tin cũng khác nhau. Đối với loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn phổ biến tại Đức, theo Điều 35a Luật Công Ty TNHH Đức (GmbHG), các văn bản thương mại gửi ra ngoài cần bao gồm các thông tin sau:

• Tên công ty đầy đủ
  Phải khớp chính xác với tên đăng ký trong sổ đăng ký thương mại (Handelsregister).
• Loại hình pháp lý của công ty
  Ví dụ: “GmbH” (Công ty trách nhiệm hữu hạn).
• Địa chỉ trụ sở công ty
  Địa chỉ được ghi trong đăng ký thương mại.
• Tòa án đăng ký và số đăng ký thương mại
  Tên tòa án nơi công ty đăng ký và số đăng ký (HRB).
• Tên thành viên điều hành và chủ tịch hội đồng giám sát (nếu có)
• Ghi rõ họ tên đầy đủ của tất cả thành viên điều hành.
• Nếu công ty có hội đồng giám sát và chủ tịch, cần ghi rõ họ tên của chủ tịch.

3. Vị trí hiển thị thông tin

Luật pháp Đức không quy định cụ thể về vị trí hiển thị thông tin bắt buộc trên văn bản thương mại. Tuy nhiên, theo thông lệ:

• Hiển thị ở cuối tranglà phổ biến nhất.
• Sử dụng phông chữ nhỏ: Được phép sử dụng cỡ chữ nhỏ nhưng phải đảm bảo dễ đọc.
• Đồng nhất: Các thông tin này cần được trình bày nhất quán trong tất cả các văn bản.

4. Hậu quả của việc vi phạm

Nếu không tuân thủ quy định, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với mức phạt tiền từ tòa án đăng ký (Registergericht) cao nhất lên tới 5000 Euro.

————————————————————————————————————————————————————

Thông báo đặc biệt

Không được phép sao chép bất kỳ nội dung văn bản, hình ảnh, âm thanh và video (nếu có) trong bài viết này khi chưa được ủy quyền. Nếu có nhu cầu chia sẻ hoặc trích dẫn, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được ủy quyền, đồng thời phải ghi rõ nguồn và thông tin tác giả khi chia sẻ.

Nội dung của bài viết này chỉ nhằm mục đích trao đổi thông tin và không đại diện cho quan điểm, đề xuất hoặc cơ sở ra quyết định pháp lý của Chi nhánh Văn Phòng Luật sư Ying Ke Thành phố Bắc Kinh tại Hà Nội hoặc Đội ngũ luật sư của văn phòng. Nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn pháp lý hoặc phân tích chuyên môn, vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Nếu bạn có nhu cầu pháp lý đầu tư vào Nước Đức, vui lòng liên hệ với chúng tôi như sau:

Chi nhánh Văn phòng luật sư Yingke thành phố Bắc Kinh tại Hà Nội

Địa chỉ: Lô A1L3-04+05, tòa A1 Dự án Ecolife Capitol, 58 Tố Hữu, phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội

Người liên hệ: Luật sư Zhang Zhi Dan

Điện thoại: +84 859600354（Việt Nam）

Zalo:  (+86)13481033546